Säljaren öppnar dörrarna till vad hon kallar för ett ”auditorium”. Det stora mötesrummet där de tror att vi ska hålla delar av vår stora kick-off. Rummet där hotellet på fullt allvar vill sälja på oss att spendera ett, två eller fler dygn i, under en intensiv mötesperiod, skriver Anders Müller, Content Producer i bolagen Livebrand samt Café Opera Live.

Jag landade precis från en Site Inspection i Palma. Hela hotellet var totalt nyrenoverat. Man har lyckats riktigt bra i de sociala ytorna, det är ljust, luftigt och mycket naturmaterial. Hela mötesavdelningen, som var enorm, är nymålad, putsad och stilig på utsidan. Det fejas på golven och fönstren är gnistrande rena.

Säljaren öppnar dörrarna till vad hon kallar för ett ”auditorium”. Det stora mötesrummet där de tror att vi ska hålla delar av vår stora kick-off. Rummet där hotellet på fullt allvar vill sälja på oss att spendera ett, två eller fler dygn i, under en intensiv mötesperiod.

Det här har jag sett förr. Åtta av tio auditorium på hotell runt om i Europa ser ut så här. Ytan är oftast tänkt modell ”One size fits all”, vilket gör att den ofta är riggad med en filmduk som är tio år gammal, i 4×3-format. I fel ände av lokalen, vilket tvingar möbleringen att bli avlång. De som sitter längst bak kommer hänga mer på sociala medier än delta i mötet. De inbyggda högtalarna i taket duger möjligen till bakgrundsmusik.

Färgvalet har en tendens att skapa lätt illamående. Toppa med möbler vi sett förr. Överallt på varenda hotell. I samma biosittning som vanligt. Har man tur slipper man en talarstol med hotellets logo på. På borden på scenen stoltserar de fina fastmonterade svanhals-mikrofonerna. De ingår, berättar hotellets säljare glatt på knackig engelska. Det gör även en belysning som har lägen som är antingen för mörkt eller för ljust. Tack för det.

Och då vi behöver visa bild, måste vi ställa en inhyrd projektor i bakkant av rummet. På ett stativ. Snyggt. Bildens storlek måste anpassas till takhöjden, som sällan överstiger tre meter. Det innebär att bildens höjd om den inte ska vara på hälften av talarens huvud och kropp, inte kan bli mer än en meter.

Ingen kommer se någonting. Än mindre förstå något av det som visas då bilden blir för liten. Detta i kombination att många möten innehåller rätt dåliga presentationer som man ibland inte kan rädda, gör syftet med att sitta i rummet helt poänglös.

Som tur är jag på plats med en smart kund som också förstår hur det SKA se ut, och ger mig och mitt team fria händer att jobba med innehållet på ett kreativt sätt. Vilket gör att vi skippar stora samlingar inomhus i mörker i dåliga lokaler.

Skandinaverna åker dessutom till Palma och hoppas på sol. Vem behöver stora auditorium då? Istället kör vi mötet vid poolen. Vi jobbar med andra tricks för att kommunicera än via videoprojektorer och bild. Samt lägger stort fokus på innehåll och dramaturgi. Istället för att bygga om en omöjlig lokal till ett samlingsrum ingen ändå vill vara i.

Att välja rätt lokal från början är ju givetvis det enklaste. Men antal rum, läge med mera är ofta det som styr i första hand. Så även denna gång. Men varför måste det vara såhär?

Den arkitektbyrå/hotellkedja som tar en workshop med oss som bygger mötesinnehåll åt våra kunder, kommer bli en vinnare på marknaden. Jag har ett flertal kollegor som ser detta på samma sätt, och som gör sitt yttersta för att skapa nya koncept. Tiderna och behoven förändras. Att hyra ett ”auditorium” är inte ett förstaval.

Så, alla arkitekter och hotelloperatörer därute: Välkomna och hör av er så ska vi göra er en tjänst. Vi kan tillsammans göra rum som man vill hålla möten i. Som ger anläggningen ett mervärde. Där innehåll och koncept finns med i tänket. Det ger ett argument att välja just er anläggning. Välkomna till 2018 …